في بيئة العمل، دائمًا ما تكون الاجتماعات هي الوسيلة الأنسب للوصول إلى نتائج دقيقة وشبه مضمونة بالنسبة لأهداف الشركة، سواء كانت قصيرة أو بعيدة المدى. لكن الاجتماع الناجح يحتاج إلى الكثير من العوامل والمقومات التي تجعله ناجحًا فعلًا.
خلال السطور التالية سنتحدث عن كل ما يصنع الاجتماع الناجح في بيئة العمل، وهذا بالمختصر المفيد لضمان الحصول على نتائج إيجابية من الاجتماع الأول.
التحضير هو سيد القضية دومًا
لضمان عمل اجتماع ناجح بشكلٍ عام، عليك كقائد فريق أن تعمل على توفير كل ما قد يحتاجه أفراد الفريق أثناء الاجتماع، وهذا من أصغر صغيرة لأكبر كبيرة.
خلال فترة الاجتماع، سيحتاج الكل إلى أوراق، أقلام، دبابيس، أجهزة حاسوب، شاشة عرض كبيرة، تعليمات دقيقة، جدول زمني، وغير ذلك الكثير. كلها أمور عليك تحضيرها قبل بدء الاجتماع، وبالتحديد الجدول الزمني.
الراحة ضرورة قصوى
أتتذكر الجدول الزمني الذي تحدثنا عنه منذ قليل؟
إنه الجدول الذي فيه مواعيد مهام الاجتماع الناجح من البداية للنهاية، هذا بالتأكيد يساعد على سير الأمور بسلاسة لأن كل شخص يعرف متى يعمل ومتى يرتاح، وجزء الراحة هو الأهم من جزء العمل!
بمجرد الانتهاء من مهمة في الاجتماع، احرص على وضع فترة راحة محددة زمنيًّا بعدها مباشرة، يمكن أن تتراوح بين خمس دقائق إلى ساعة كاملة، وهذا حسب مشقة المهمة التي سبقتها. فترة الراحة تعمل على شحن الطاقة من جديد، وبالتبعية يمكن لأفراد الفريق إعطاء المزيد من قدراتهم النفسية والذهنية للموضوع الذي تتم مناقشته خلال الاجتماع.
الراحة ضرورة تحديدًا في الاجتماعات العملية التي تستلزم عرض أفراد الفريق لآخر إنجازاتهم للشركة خلال الفترة الماضية، مما يتطلب الوقوف والعرض أمام شاشة، وهذا يستنزف الطاقة بشدة.
النظام يمنع المشاكل
كمدير فريق، وبهدف عمل اجتماع ناجح بكل المقاييس؛ عليك وضع الأدوار دائمًا في الحسبان.
مثلًا لنفترض أن الفريق على وشك مناقشة أهداف الشركة للعام القادم، وبالتبعية كل شخص سيخرج بمقترحات وأهداف معينة يراها مناسبة لتخصص الشركة بالمقارنة مع مقتضيات العصر، ولكل مقترح توجد آراء مختلفة إما تتفق معه أو تخالفه.
لهذا يجب عليك الحرص على إعطاء كل شخص دوره في إبداء الرأي، ويمكن تحقيقه عن طريق الإشارة للشخص المعين بالوقوف ثم طرح رأيه كاملًا، ثم تُشير إلى جميع أفراد العمل بالوقوف وطرح آراءهم بخصوص رأيه على التوالي، وتُكرر نفس العملية لباقي الآراء.
وجود خطوط عريضة أمر جيد
الاجتماع الناجح يُناقش أمورًا معينة، ولا يحيد عنها. وجود أهداف شمولية للاجتماع يسمح بصنع مؤشرات أداء – KPIs مناسبة لقياس مدى نجاح الاجتماع فعلًا بعد الانتهاء منه.
مثلًا لنفترض أن أهداف اجتماعك تتلخص في:
- مناقشة ميزانية الشركة للعام الجديد.
- التفكير في منتجات جديدة بناء على احتياجات الجمهور.
- حلّ بعض المشاكل المؤجلة من العام الماضي للعام الجاري.
وبذلك تكون مؤشرات الأداء هي:
- خروج الفريق بميزانية شاملة للعام الجديد.
- الحصول على قائمة منتجات جديدة وفريدة.
- وجود حلول جذرية للمشاكل المطروحة كلها.
الخطوط العريضة تصنع مؤشرات الأداء، المعادلة بسيطة جدًا وسهلة!
التأكيد على الألفة والتحابب
فريق العمل هو فريق في نهاية المطاف، وكل أفراده يهتمون بمصلحة الشركة أولًا، ومصلحة الأفراد ثانيًا.
دورك كمدير للفريق أن تؤكد على كون الجلسة ودية تمامًا، وأننا جميعًا في نفس الفريق ونهتم بمصلحة بعضنا البعض، وأنه لا يوجد مجال للخلافات الشخصية، وأن أي مشكلة سيتم التعامل معها بمنتهى المنطقية وبدون تعصب.
هذا يضمن كون فريقك مستعدًا لتنحية أي مشاكل شخصية جانبًا، والتركيز فقط في محور الاجتماع.
