سواء كنت طالبًا، موظفًا، أو صاحب شركة، دائمًا ما تكون المهام هي الهاجس الأكبر والأسوأ لك. لأن تراكم المهام يعني عدم إنجازها في الأوقات المحددة، وبالتبعية تفشل الكثير من الأمور المترتبة عليها. لهذا دائمًا ما نسارع لإنجاز أي مهمة تأتي إلى الذهن فورًا، بغض النظر عن أهميتها من الأساس. وهذا لأن الإنسان يشعر بالإنجاز لعمله أي شيء، حتى وإن كان غير مهم بالمرة. لهذا يجب أن نسأل أنفسنا سؤالًا: “كيف نحدد أولوية إنجاز المهام اليومية؟”.
حسنًا، لحسن الحظ، هذا المقال يتحدث فقط وحصرًا عن ذلك.
بعد الانتهاء من السطور التالية ستتمكن من تحديد المهمة ذات الأهمية الكُبرى لك، وبناء على ذلك تضع أولويات تنازلية للمهام الأخرى. أما الرغبة في إنجاز المهام نفسها، فيعود لك بعد ترتيبها!
هل تؤثر المهمة في مهمات أخرى؟
لتحديد أولويات إنجاز المهام، يجب أن تدرس المهام نفسها من حيث العلاقة مع بعضها البعض.
فإذا كانت قائمة مهامك تحتوي على: إعداد تقرير لمدير القسم بالشركة – العمل على تقرير آخر – تنفيذ تعديلات المدير على التقرير.
بالمنطق، يجب أن تسلم التقرير الأول للمدير حتى يدرسه جيدًا ويعطيك تعليمات بخصوص تعديلاته (حسب رؤيته)، ثم تنفذ التعديلات كاملة وتعيد تسليمه، وبعد أخذ الضوء الأخير نهائيًّا للتقرير، يمكنك وقتها فقط العمل على التقرير الثاني. أي أن ثاني مهمة مبنية على أول مهمة، لكن ثالث مهمة تكون في المنتصف لأنها حلقة الوصل بين المهمة الأولى والثانية.
ببساطة، هل المهمة التي أنت بصددها الآن ستصنع فرصًا لإنجاز مهام أخرى بعدها أم لا؟
بمعنى أصح، هل تترتب عليها مهام أخرى؟ إذا كانت الإجابة أجل، ضع لها الأولوية.
السهولة عامل ضروري!
إنجاز المهام يعني إتمامها بكفاءة في وقت قصير، وهل يوجد أفضل من المهام السهلة لإنجازها في البداية؟
كما قلنا في مقدمة المقال، دائمًا ما يشعر الإنسان بالإنجاز إذا أتمّ مهمات بسيطة وسهلة. لكن نحن نؤكد على أنه بعدها لا يجب أبدًا تأجيل المهام الصعبة فقط لكونها صعبة. استغل الدفعة الإيجابية التي بداخلك بعد إتمام المهمة السهلة، للعمل على المهمة الصعبة وإنجازها في وقت أقل.
لمعرفة إذا كانت المهمة سهلة أم لا، اسأل نفسك: “هل سأتمكن من شرب مشروبي المفضل مستمتعًا بعد إنجاز المهمة أم لا؟”.
وبطبيعة الحال، استمتاعك بالمشروب يكون وأنت صاف الذهن وتتمتع بروح يسودها الهدوء، وهذا لن يأتي وقد انتهيت للتوّ من مهمة مرهقة أخذت ساعات طويلة من وقتك.
عادة ما تكون أبسط الأسئلة الشخصية هي الأنسب لتحديد سهولة وصعوبة المهمات. المهمات السهلة دائمًا ما تكون لها الأولوية بالطبع.
الترتيب حسب مواعيد التسليم
من العوامل الضرورية التي يجب وضعها في الحسبان عند ترتيب إنجاز المهام هو ميعاد التسليم.
بالتأكيد المهام التي يجب أن تُسلم أو تُنجز في مواعيد قريبة جدًا، تكون لها الأولوية. لكن المشكلة الحقيقية تكون عندما تتنازع مهمتان على الأولوية، حيث أن كليهما يجب أن يُسلم في نفس الميعاد (غالبًا نفس اليوم).
المفاضلة هنا تكون عبر سهولة المهمة أو شعورك من بعد إتمامها، هل ستكون على استعداد لإنجاز المهمة التالية؟ هل ستكون عندك الطاقتين النفسية والعقلية اللازمتين لتحقيق ذلك؟
وضع فترات الراحة في الحسبان
عند ترتيب أولوية إنجاز المهام يحب أن تضع في الحسبان فترات الراحة.
هنا عندما تجد أمامك مهامًا تتنوع بين السهولة والصعوبة، اترك فترات راحة طويلة قبل المهمات الصعبة، والعكس مع المهمات السهلة. هذا يساعدك على تنفيذ المهام أسرع من المعتاد، مع وضع عقلك في حالة ذهنية مناسبة لتنفيذ المهمة مهما كانت صعبة.
والآن، هل أنت على استعداد لترتيب مهام الغد؟
